Rúngnes klageordning for interessenter

RUNGNE APPAREL AS («Rungne») har en ordning der interessenter kan rapportere klager. Dette inkluderer ansatte, leverandører, underleverandører eller andre. Klager kan dreie seg om miljøskader, brudd på menneskerettigheter, styringsforhold eller alt som er knyttet til Rungnes virksomhet eller forsyningskjede (inkludert direkte og indirekte leverandører, ekstern transport og lagring, forhandlere osv.). Eksempler inkluderer arbeidsmobbing, barnearbeid, brudd på menneskerettigheter eller miljøbekymringer.

Rungnes klageordning forvaltes av hovedkontoret i Norge og kan brukes på ulike språk, anonymt og sikkert.

Rungne forventer at leverandører og forretningspartnere (inkludert oppstrøms og nedstrøms) håndterer klager gjennom klagebokser, arbeidstakerrepresentanter eller andre midler. Rungnes klageordning er et alternativ for uløste saker eller når lokale kanaler er ubehagelige å bruke. Det sikrer at klager blir undersøkt og løst rettferdig og transparent.

1. Krav til leverandører

Alle leverandører må signere og følge Rungnes etikkodeks for leverandører. De må kommunisere denne kodeksen gjennom hele sin forsyningskjede.

Leverandører må:

1. Noter Rungnes kontaktinformasjon for klageordningen.
2. Gjøre klageordninger kjent og tilgjengelig for interessenter, for eksempel på toaletter eller andre fremtredende steder.

Å sende inn en klage vil ikke resultere i gjengjeld eller straff (som injurier eller oppsigelse) fra leverandøren eller Rungne. Klager blir behandlet med streng konfidensialitet og anonymitet og kan sendes inn på hvilket som helst språk.

For å rapportere bekymringer kan du kontakte Rungne direkte:

• Postadresse: Rungne Apparel AS, Gamle Ringeriksvei 40, 1347 Bekkestua, 3201 Bærum, Norge
• E-post: responsiblebusiness@rungne.com

Vær oppmerksom på at postadressen vår har endret seg. Leverandører som tidligere har signert Rungnes etikkodeks for leverandører bør oppdatere sine registre for å reflektere den nye adressen.

1. Hva klageordningen omfatter

   Rungnes klageordning dekker et bredt spekter av spørsmål knyttet til samfunnsansvar, inkludert: • Miljøbekymringer • Arbeidsmiljø og sikkerhet • Brudd på menneskerettigheter • Etisk forretningspraksis Disse områdene er beskrevet i detalj i vår etikkodeks for leverandører.

   En gyldig klage kan omfatte:

   1. Rapporterte brudd på Rungnes etikkodeks for leverandører fra noen som helst partner i vår forsyningskjede.
   2. Brudd på internasjonalt anerkjente menneskerettighets­standarder, enten fra eksterne partnere eller innenfor våre egne operasjoner.
   3. Enhver situasjon som utgjør umiddelbar risiko for arbeidstakernes velferd.

   En klage kan meldes inn hvis:

   1. De gjelder påstått brudd på vår etikkodeks for leverandører.
   2. Hendelsen skjedde på produksjonsstedet til en nåværende Rungne-leverandør.
   3. Spørsmålet gjelder en tidligere leverandør og gjelder Rungnes innkjøpspraksis.

   For å sikre en rettferdig og effektiv prosess, bør alle klager: • Baseres på verifiserbare fakta og bevis • Gi klar informasjon som demonstrerer brudd på vår etikkodeks • Vise relevans og alvorlighetsgrad av problemet • Etablere en tydelig sammenheng med Rungnes forretningsaktiviteter eller forsyningskjede

2. Hvem kan melde inn en klage

   Personer som kan melde inn en klage, må ha førstehåndskjennskap til saken. Hvis en gruppe rapporterer, må den være autorisert til å representere de som er berørt. Dette inkluderer fagforeninger, arbeidstakerutvalg eller andre anerkjente representanter som kan tale på vegne av berørte personer.

   Personer som kan rapportere inkluderer: • Ansatte og deres representanter • Fagforeninger • Forretningsgrupper • NGOer • Alle som er direkte berørt av problemet

   Vi ønsker å høre fra alle som har bekymringer. Ulike perspektiver hjelper oss å drive virksomheten vår på ansvarlig og etisk måte.

3. Viktig informasjon i en klage

   For å legge til rette for en grundig gjennomgang, ber vi deg oppgi følgende opplysninger når du sender inn en klage:

   • Navn på den aktuelle parten (f.eks. leverandør, arbeidsgiver eller underleverandør) • Hvor hendelsen skjedde (f.eks. produksjonsområde, lager, administrativt kontor) • Relevante Rungne-produkt(er)/tjeneste(r) knyttet til problemet • Detaljert beskrivelse av det påstådde bruddet, inkludert:

• Den eller de bestemmelsene i Rungnes etikkodeks for leverandører som kan ha blitt brutt
• En klar og kortfattet beskrivelse av hendelsen eller situasjonen
• Eventuelle tilgjengelige bevis eller utsagn
• Dato, tidsramme eller varighet av hendelsen eller pågående problem

1. Håndtering av klager

For å sikre effektiv håndtering av klager følger Rungne disse trinnene:

1. Motta og dokumenter

Vi mottar og dokumenterer klagen og behandler all informasjon konfidensielt og anonymt.

b. Gjennomgang

Vi går gjennom klagen innen en uke og vurderer om den er gyldig, og hvor alvorlig den er.

c. Undersøk

For leverandørrelaterte klager kontakter vi leverandøren innen en uke for en skriftlig erklæring. For hastesaker handler vi innen 48 timer. Vi minner leverandører om at gjengjeld er forbudt.

d. Svar

Vi svarer klageren og spør om lokale ordninger er forsøkt. Vi oppgir klart om klagen er godtatt.

e. Planlegg løsning

Hvis en klage er gyldig, utvikler vi en plan for å adressere det, og konsulterer berørte personer når det er mulig.

f. Implementer

Vi gjennomfører den avtalte løsningen og overvåker implementeringen.

g. Oppfølging

Vi informerer klageren om løsningen eller eventuelle ytterligere nødvendige trinn.

h. Dokumenter

Vi registrerer resultatene og løsningsstatus anonymt.

Rungne publiserer anonymiserte sammendrag av klager hvert år, inkludert beskrivelser, resultater av undersøkelser, korrigerende tiltak og saksstatus.

1. Eskalering

Hvis klageren ikke er fornøyd med det endelige svaret på klagen sin, kan vedkommende eskalere saken. Rungne tilbyr en uavhengig gjennomgangsprosess utført av en nøytral tredjepart. Dette kan innebære:

• En intern klagekomité • Eksterne meklingstjenester • Samarbeid med lokale NGOer eller arbeidstakerrepresentanter

Målet er å finne en rettferdig og gjensidig akseptabel løsning. Rungne forplikter seg til transparens og upartiskhet gjennom hele denne prosessen.

1. Mottatte klager

   Per 30. august 2024 har Rungne ikke mottatt noen klager gjennom Rungnes klageordning. Denne informasjonen oppdateres regelmessig.